各级机关办文、办事、办会工作程序和规范(通用版)

各级机关办文、办事、办会工作程序和规范(通用版)

为进一步完善局系统工作机制,严格工作程序,转变工作作风,提高工作效率和服务水平,促进各项工作规范化、制度化运行,确保政令畅通和机关工作高效、协调运转,根据中省市相关规定,结合我局实际,现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下:

一、办文程序和规范

(一)收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文,属“三密”文件的,按保密规定办理;属平件的,由秘书科专职人员拆封、登记(登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人)、编收文流水号,当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后,由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见,秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件,由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等,原则上一周内(特殊情况除外)办结。在公文承办过程中,监察室协助秘书科负责催办、查办工作,直至办结。对回复结果的函件,由承办科室及时向局有关领导报告,按时限要求反馈办理情况。文件办结后,承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后,由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理,按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

1)对于上级来文,由秘书科科长提出拟办意见,文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹,涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹,及时呈送领导阅批。

2)传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

3)除分办人标注“另送”者外,一般应按顺序传递。如遇领导外出,可超顺序传递,领导回来后补签相关手续。

4)紧急公文应随到随办,并视紧急程度,不得耽搁,如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长,再由秘书科科长电话联系有关领导,并按领导指示督办落实。

5)经局领导阅批,并有明确办理意见的办理件,归口有关单位、科室处理后,应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员,其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

6)对未经秘书科签收、登记的上级来文,原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的,秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

7)对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件,一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文,应先送交局秘书科登记,由秘书科分呈局领导阅示、报送签发,不得将文件资料直接报市级领导个人(市上领导有特殊要求的除外),如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文,应及时将情况报告局主要领导,并告知局秘书科科长。

8)对下列情况的公文秘书科不予受理,并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时,秘书科要填写“退文单”并陈述理由,经秘书科长把关签字。不予受理的文件是:①公文内容与国家现行法律、法规及D和政府的方针政策不符的;②多头主送、越级上报的;③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的;④需与相关部门(单位)协调而未经协调的;⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

(二)发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序,履行必要程序,规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导,再送局秘书科校订,一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室(单位)根据工作需要或领导要求,确定公文种类,完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室(单位)负责人审核同意后,报秘书科校核,公文内容由经办单位、科室负责校核;体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范;公文发送范围、等级、密级由经办单位提出,秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序,内容有不妥之处的文件,应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的,由公文主办科室(单位)根据秘书科意见进行修改完善,由专职管理人员登记填写发文审批单,依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的,由公文主办科室先作修改完善,再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件,必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室(单位)将样稿及修改审核的文件报送局秘书科,由秘书科报送有关领导复核后,最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督,实行“谁呈报,谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文,经过办文程序批准印发的,由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行,印制清样后要交秘书科审核,审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文,一律加盖局印章,并经局长、D委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见,根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布;纸介文件由公文主办部门(单位)按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件(含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等)都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档,存档内容为:(1)领导批示原件;(2)文件签发单;(3)纸质公文2份;(4)word格式电子文本。

(三)注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文,要严格按照《D政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为:局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的,一般不予受理(局机关各科室不直接向本级行文,需请示报告事项,直接反馈面对面请示报告)。所有报送市委、市政府的公文,均应经局秘书科按公文处理程序办理,局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项,送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚,实事求是。需要市政府或局答复的,要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码,以便联系,协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示,要说明会议、活动的基本情况,并附有活动议程方案,且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委(办)、政府(办)和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式,一律用A4纸张打印,原则上以正式文件形式印制,公文要素齐全,表述准确,不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示;请示、报告事项涉及其它部门时,应当协商一致后会签上报,经协商意见仍不一致的,主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长,由局领导审定,不能自作主张。

(四)从严控制发文数量,提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的,一律不再发文;通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的,原则上不正式发文。

一般公文的拟稿,24小时内完成;重要公文的拟稿,3天之内完成,特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费,降低成本,提高效率,能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输,不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料,原则上以电子版或纸质形式传送,一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

(一)局领导按照分工负责制履行职责,有职有权,职责分明,各负其责,勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告,并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理,一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题,应报请局分管领导,经局分管领导审定,并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报;特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

(二)向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的,除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外,应先与市政府办公室取得联系,并告知具体事由,共同提出拟办意见,由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后,方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

(三)市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动,由市政府办公室承办,我局协办的,局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动,由各业务科室(单位)牵头负责拟定活动组织实施方案,经分管领导和主要领导同意后,按方案组织实施,并按方案分工,各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作,局秘书科负责协调、督办落实。

(四)实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定,对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实,凡是决议的事项必须无条件执行,并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策,局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实,按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

(五)对于来机关办理具体事务的职工群众,各科室要积极接待、文明办公,能立即解决的必须立即解决,一时解决不了的要认真耐心解释,尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的,要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访,做到件件有着落。

(六)凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的,一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信,并经局主要领导同意,由秘书科酌情给予办理。

(七)凡需外出考察学习,无论是局领导、直属单位、机关科室,都必须提前报告,经过严格

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