充分发挥机关参谋助手作用 ——在机关业务工作培训会议上的授课辅导提纲

充分发挥机关参谋助手作用

——在机关业务工作培训会议上的授课辅导提纲

同志们:

今天,我讲的题目是:着眼使命任务和岗位职责,充分发挥机关参谋助手作用。“抓机关建设”,是市委抓工作的一条重要工作思路。这两年,市局两级机关对自身建设抓得是紧的,取得了明显成效,各级按程序、按规矩办事的意识有所加强,办文办会办事质量明显提高,加班加点的多了,研究的空气浓了,很多同志主动学习锻炼、主动承担任务,这是一个很好的现象和趋势。但我感觉,与机关职能作用、完成任务和发展改革要求相比,还有一定差距,特别是在职能作用发挥、内部高效运转、实施科学指导和跟进服务等方面,还需要进一步加强。

************对加强D政机关建设作过许多重要指示。去年《秘书工作》杂志还发表了他对秘书工作的专门论述,他讲办公室工作有4个特点:一是“重”,地位重要;二是“苦”,非常辛苦;三是“杂”,事务繁杂;四是“难”,难度很大。提出了三点希望:第一个希望,要有高度的责任感;第二个希望,要高效率开展工作;第三个希望,实行高水平服务。秘书的最基本要求:一是清,公正廉洁,两袖清风;二要慎,周密考虑,谨言慎行;三要勤,勤奋好学,刻苦上进。在加强自身修养中,还要努力做到“五不”:一不自恃,二不自负,三不自诩,四不自卑,五不自以为是。这既是他从事秘书工作的经验之谈,也是切身体会。下面,根据机关职责要求,结合我20多年从事机关工作的实践,就发挥好参谋助手作用谈些感受和体会。

机关是D委决策的参谋助手、落实D委意图的桥梁纽带、指导部队建设的组织中枢,地位作用十分重要。“参谋队伍是一支军队的灵魂”。对于我们地方而言,机关干部的地位作用同样重要。那么,机关干部究竟应当具备什么样的能力素质,一级机关有一级机关的要求,不论在哪个部门、哪个岗位,要想成为一名优秀的参谋助手,我感到,需要发挥好5个方面作用:

第一,要充分发挥思考谋划作用

陈云同志说,领导机关制定政策,要用90%以上的时间作调查研究工作,最后讨论作决定用不到10%的时间就够了。非常形象生动地说明了思考谋划的重要性。部队建设,重点在干,关键在谋。对机关来说,应更加注重工作的思考谋划,具体讲,主要包括对日常性工作的谋划和阶段性工作的谋划。日常性工作的谋划,是机关干部的一项基本工作,就是要通过科学的筹划、周密的安排,有效保障机关和基层日常工作的正常运转。阶段性工作的谋划,相对于日常工作谋划,是一种较长时间段内工作的谋划,是层次较高的谋划。比如:每月、季、半年、年终,对上一阶段或一年来的工作做个盘点,对下一阶段或下一年度工作进行梳理,提出意见建议。这项工作的特点是谋划在先、超前思考,能够争取全局工作指导的主动。

但不管是日常性工作谋划,还是阶段性工作谋划,都是牵涉单位根本性、基础性、长远性的工作,关系十分重大,必须对建设全局有一个宏观把握和清醒认识。这样,思考谋划工作才能具有较强的科学性指导性。俗话讲:“不谋万世者,不足谋一时;不谋全局者,不足谋一域。”毛主席就曾经指出:“只有全局在胸,才能下出一盘好棋。”在我国历史上,能够站在全局的高度思考谋划的成功范例很多,其中最著名、也是大家最熟悉的就是三国时的诸葛亮,虽然结庐隆中,但对天下形势了然于胸,分析深刻透彻,在著名的《隆中对》中,他向刘备提出了“三分天下”的方针政策,使得兵微将寡的刘备,能够发展到与曹操、孙权抗衡。同样,但凡高水平的机关干部,在思考谋划时总是宏观把握、全局在胸。他们看问题,不是局限于本单位、本部门,而是站在全局的高度俯瞰一切。他们处理问题,总是善于系统分析和全盘思考,从而能够自觉按照全局工作的要求科学筹划、合理安排。做到这点:一是要把握时代背景。当前,学习贯彻D的***精神,了解新时代背景是一名机关干部敏感性的最基本体现。机关干部一定要走出一个误区,仅把自己看作是跑腿的,干具体事的,领导叫干啥就干啥,大的方面不必操那么多心,“不在其位,不谋其政”。这种理解是狭隘的。当前,形势发展很快,新情况新问题层出不穷,这就要求我们在谋划工作时,必须紧紧把握新时代脉搏,时刻关注国内外形势发展变化、关注社会动态、关注各自领域出现的新情况新问题。二是要熟悉大政方针。这既包括D和国家的路线、方针、政策,也包括各领域工作的法规文件,都是我们筹划工作最基本的依据,必须熟记于心。只有以法规为立足点,筹划工作才能与上级保持高度一致,才能避免偏离方向。机关工作指导光凭经验是不行的,必须依据法规制度指导开展工作。对机关干部来说,最基本的是学好通用法规,此外,要根据各自的职责要求学习好业务法规。在机关,要想成为业务骨干,就必须成为法规制度的百事通、百宝箱。三是要掌握谋划方法。方法譬如“船”和“桥”,过河没有“船”和“桥”不行,机关干部谋划工作,不掌握正确的方法也不行。首先,要围绕中心搞谋划,确保各级精力聚焦中心、各条线上工作服务中心。其次,要围绕实现领导意图搞谋划,注重在学习领导讲话和与领导交谈中领会上级思想,谋划工作时,用领导的眼光去观察、用领导的思维去谋划、用领导的角度去抓落实。再次,要围绕主要矛盾和棘手问题搞谋划,不同时期、不同单位都有自己的主要矛盾,机关干部要针对部队建设阶段性特点谋划工作。四是要突出工作重点。这个主要是对阶段性谋划来说的。我感到,比较重要的是抓住3个方面:①抓好年度工作筹划。每年12月份是筹划工作的重要节点,这个时候,通过深入一线调研,对当年工作形势回顾总结一下,对下年工作有个大体考虑,梳理形成初步方案。就像我们去年底利用一周时间,各部门先研究筹划,然后逐一听取汇报,最后一起研究。事实证明,通过研究筹划,机关把工作思路搞明白了,大的任务明确了,大的活动统筹了。②抓住特殊阶段工作进行筹划。在某些特殊时间段内,我们D、国家和各系统将会举行重大活动,或在这一时间段内有重大工作任务需要完成,对这些重大活动和工作要提前思考和筹划。③抓好一定时期大项工作的筹划。大项工作筹划的是不是科学,组织的是不是得力,完成的是不是圆满,对发挥参谋助手作用既是个牵引,也是个检验。

第二,充分发挥组织协调作用

日常工作中,需要协调的事情很多,涉及机关工作的方方面面,有对上、对下的,有对内、对外的,种类繁多,包括承办请示报告、组织各类会议活动、处理部队各种问题,接待、安排上级机关、领导活动,落实领导交办的事情等,不论你分工做什么,都离不开协调办事,这既是一种能力,更是一门艺术,是机关干部应当具备的基本素质。世界级成功学大师拿破仑希尔曾坦言:“一个人事业上的成功,只有15%是由于他的专业技术,其余的85%归于人际关系和处世技巧。”机关各个处事分工很细,层次很多,办事程序比较复杂。作为机关干部,必须把方方面面的关系搞得很顺畅,把各种不协调因素化解掉,使部门之间、人与人之间建立起相互理解、支持、协作、配合的良好关系。做到这一点,我感到,还需要把握好以下几个方面:

一是大事要统中有合。所谓大事,就是对全局起决定作用的中心工作。就机关而言,主要有召开大型会议、迎接上级检查、下基层指导工作、部署任务等。对于类似的大事,机关如何组织协调,形成落实工作的合力,通常情况下可采取会议协调、制度协调、计划协调等方式。会议协调,比如:上级考核D委班子,牵头在摸清有关事宜的基础上,建议分管领导召开协调会,作出分工、明确职责、齐抓共管、形成合力。制度协调,主要是对于机关一些经常性、规律性、例行性工作,大家按照正常的制度规定落实,及时互通情况、了解进度即可。计划协调,主要是对预测精度高、变动幅度小、时间要求不太急的工作,通过制定计划,对开展工作的有关要素作出明确,使各级按照计划要求去抓好落实,实现整体行动的高效、一致、和谐。

二是急事稳中有快所谓的急事,最大的特征就是突发性和时效性强,要求处置果断快速、准确稳妥,符合客观实际和上级意图。处置这类情况:①要因事而行。对一些突发性事件,必要时可采取先斩后奏的方法,待正确处理后报告首长。如果火烧眉毛还按部就班的请示报告,就可能误事,错过处理的最佳时机,对干部来说就是失职。②要尽力而为。日常工作中常常遇到上级对某一项工作要求过高过急,正常程序下无法完成的情况,这就要因时而宜尽自己最大努力克服困难去完成,不能因急而敷衍了事、应付差事、不求质量。③要稳妥处置。对规定时限内无法完成的工作,要积极与上级业务部门取得联系,冷静客观的反映情况,寻求解决问题的办法途径,切不可情绪激动、态度粗暴,把关系闹僵,这是机关干部在协调上下关系中必须注意和把握的。④请领导协调。处理好比较急的事情,还有一种实在管用的方法,就是领导协调。我们常说领导不应事必躬亲,但有时还是领导说话有份量、力度大,特别是同上级机关、本级机关其他部门、地方的协调,通过领导协调可能会更顺利些。运用这种方法,要注意及时向领导汇报情况,把协调的内容、意向和目的说清楚,求得领导支持。

三是难事方中有圆。从事机关工作的同志,普遍有这么种感受,在协调关系过程中领导意见不一致甚至有矛盾时最令人头痛。不少同志感到左右为难,不知如何处置、如何协调。应该说,在一个领导集体里,任何时候任何情况下都完全一致是不可能的,出现矛盾分歧是正常的。属于认识、工作方法问题的,尽管不好处理但毕竟都是为了工作,总有协调的办法;属于个人恩怨问题的,协调起来就有一定难度,弄不好会影响工作。不管是哪种情况,当领导意见不一致时,绝不允许乱来,不同领导掌握情况的程度不一样,如果请示这个领导没同意,又请示另一个领导,这个领导不了解情况又同意了,这样就无形中损害了领导之间的关系。机关干部应该成为领导之间的粘合剂,多请示、多汇报、多沟通,有甘愿为人“做嫁衣”精神。领导意见不统一,常用的协调办法有:①要吃透精神,搞好超前协调。要想在领导之前,把情况搞清、方案建议准备充分,甚至预想到领导可能会有的不同意见及如何解释,尽量把各种因素都考虑进去,以过细的工作来争取领导意见的统一。②要把握原则,搞好双向协调。要按照时间先后、职务高低、职责分工,在适当时机,通过适当方式,积极做沟通说服的工作,把领导间的不同意见双向传递,使领导互相了解彼此的想法,求得理解和支持,寻求思想上的同步,达到双方意见的一致。③要寻求对策,进行冷处理。对时间要求并不很急的事,不妨适当放一放,酝酿一段时间再办,当然这需要有承担责任的勇气和不怕领导误解的精神。机关干部应根据不同情况,综合运用以上方法多做弥合的工作、统一思想的工作,只要出于公心,对工作认真负责,领导是欢迎的,切忌双方讨好、投机取巧,这种恶劣作风不仅损害工作,而且反映个人品质问题。

四是小事要相处有礼。机关无小事。有些事情看似虽小,但处理不好,也会牵动全局、影响大局。比如:机关干部经常要打印文件、出车办事等,如果你平时与负责这方面工作的同志交往少,说话办事态度生硬,那么打印材料可能要慢一些,要车可能困难一些,即便提供服务也难以保证质量。相反,如果你平常很尊重他们,经常沟通交流,就容易赢得他们的尊重和支持。因此,类似小事不能小视。作为机关干部不管是对上、对下,还是同事之间,说话办事都要注意分寸和场合,不要不拘小节,有意无意伤害同事之间的感情。俗话说:人敬我一尺、我敬人一丈,礼多人不怪。有时你礼貌在先,即便不好协调的事情,别人也会甘当指路人,给你出谋划策。同时,还要装得下五颜六色的事情,容得下各种各样的人,主动协调好各个方面、各个层次的关系,靠良好的人际关系,达到关系和谐、心理默契、工作协调的目的。

五是杂事要粗中有细。毛主席说过:干工作要学会“弹钢琴”,要善于抓住事物的主要矛盾。机关工作千头万绪,琐事繁事比较多,如果抓不住主要矛盾,理不出头绪,眉毛胡子一把抓,就有可能丢三落四、错误百出,上报数据统计不准确,装订文件缺页少行,承办会务安排不周密,组织活动有纰漏,这些都是机关的常见病、多发病。有句话叫,“细节决定成败”。严谨细致既是工作态度,又是工作标准,也是工作作风,体现了一个人的敬业精神和工作责任。一名称职的机关干部思考处理问题要细致入微,别人看不见的你能看见,别人想不到的你能想到,别人做不到的你能做到,这样办事才能胜人一筹。在协调处理杂事过程中要心细如丝,对拟定的方案计划、行程安排反复论证,确保每个环节都不疏忽。

第三,充分发挥咨询建议作用

机关干部在某种意义上说是“谋士”角色,能参善谋是本职所需。但从目前情况看,一些同志认识上还存在偏差,主要表现在:认为领导水平高,不用“参”;认为职位反差大,不敢“参”;认为多一事不如少一事,不可“参”;还有的能力方面有差距,不会“参”。有人根据出谋划策能力的高低,把机关干部划分为4种类型:第一种,领先领导一步思维,并能提出高领导一筹的见解,还能在领导决策的过程中,提出新的有价值的意见;第二种,能与领导同步思维,多数意见被领导采纳,并能及时反馈决策执行情况,提出新的意见;第三种,落后于领导思维,意见和建议也很少被领导采纳,提不出有价值的见解,但对领导的决策理解执行比较到位;第四种,既落后于领导思维,又提不出有价值的见解,对领导的决策理解执行也不得力。机关干部要想成为“高参”:

一要能够提供真实的第一手资料。实践中,正反两方面的情况总是存在的,没有哪一个领导喜欢自己的部队出问题、自己分管的工作出差错,领导总是希望更多地了解真实情况,全面分析问题,得出准确判断,做出正确决策。但有的机关干部对基层情况,知之不全、知之不真、知之不深;有的报喜不报忧,对发现的问题遮遮掩掩、不如实上报;有的替基层说好话、打掩护,导致领导听不到真话、了解不到实情。作为机关干部,要结合工作对部队情况深入调查了解,广泛收集、及时掌握第一手资料。此外,高水平的参谋助手,还要成为一个“全才”,全面了解文史、法律、科技等方面的知识,并不断对知识结构扩容刷新,这既是机关干部提高“参谋”水平的重要条件,也是一个人在信息时代立足的基础。有人把机关干部的知识结构比喻为“飞机型”的,“机头”是科学理论,“机身”是业务知识和工作实践,“两翼”就是“文史哲”等相关知识。这个比喻非常形象,可见全方面学习、多方位了解的重要性。

二要能够提供有价值的意见建议。从平时观察来看,机关干部提建议的通病是,提的建议“点小”“点偏”“老一套”。克服这一问题:①要与领导同频思考。也就是常说的抬高起点想问题。作为机关干部,提建议之前,要看自己所提的建议与领导把握的方向、起点、原则是否吻合,与领导关注的焦点、思考着眼点是否相同,与领导要求达到的效果是否一致。这样,建议才能为D委首长所重视。②思维要紧跟工作趋势。一项建议是否提到“点子上”、是否对建设有益,最根本的是看是不是推动和促进工作。作为机关干部,平时要注意关注工作重点、工作进程,注重归纳总结,从纷繁复杂的工作中发现有规律的东西,这样提出的建议才有价值。③要瞄准重点难点求突破。重点、难点工作,是领导思考较多、关注较多的问题。XXX等方面出主意;要紧盯问题出主意,通过破解“瓶颈”促进发展。④要独辟蹊径提建议。思路决定出路。工作尽管周而复始,年年差不多,但只要肯动脑,善于用新思想新观念去认识问题、分析问题,同样可以提出有价值的意见建议。⑤要及时提醒领导。各级领导在看待问题、认识问题上也有一定的局限性,对一些热点敏感问题,机关人员要及时提醒,防止领导决策失误,这也是对领导工作的一种支持。

三要能够找准畅通快捷的进言渠道。一项好的建议,能不能及时准确地传输给领导,关键是结合实际选择好途径。作为机关干部,主要进言途径有:①结合起草领导讲话或重要文电积极进言。领导讲话和文电,是领导机关指导工作的重要形式,也是领导作决策、发指示的重要载体。起草讲话和文电,既要准确贯彻领导的指示要求,又要根据领导总的意图,把自己思考成熟的意见、建议融入其中。②结合参加中心工作、大项任务积极进言。领导的心思和精力一般都集中在中心工作、大项任务上,机关干部要努力克服在中心工作和大项任务中的“配角”意识,大胆出主意、提建议,让自己的思考、方案,成为中心工作决策和行动的组成部分。③结合承办经常性业务工作积极进言。有的机关干部不注意这方面工作,比如呈送文件没有任何拟办意见,有的处室领导只有“呈XXX阅示”6个字,有的虽然提了拟办意见,但抓不住关键、切不中要害。这就要求我们机关干部必须精通本职业务,对业务范围内的工作怎么抓、抓什么有成熟的意见建议,只有这样才能成为领导的得力助手。④结合蹲点调研积极进言。蹲点调研的目的是摸清基层真实情况,拿出解决矛盾困难的具体办法。调研中,机关干部要把重点放在揭露问题、剖析原因、提出解决办法上,这样才能符合领导安排蹲点调研的初衷。如果只讲成绩、不讲问题,或只讲问题、不提对策建议,这样的蹲点调研搞和不搞没有什么两样。

第四,充分发挥科学指导作用

对单位建设科学指导,是机关的重要职能之一。对市以上机关来说,重要的是理论指导、政策指导、文电指导、典型指导。县区机关主要从事“上情下达、下情上报、督促落实”的工作,对基层实

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