办公室会务精要

办公室会务精要

(附:会前、会中、会后需注意问题清单)

以政府常务会议为例

政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其落实的质量。通过多年实践我们体会到,要提高政府常务会议的办会质量,必须着重抓好三个环节。

一、把握三要点,谱好会前“曲”

会前准备工作是否充分,是决定会议是否成功的关键环节。因此,为了确保会前准备工作严谨周全,超前主动,不出纰漏,必须牢牢把握三个要点。

(一)制定方案,要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作,每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、列席、请假、议题(名称、汇报人、汇报时间)、固定列席单位及人员、议题列席单位及人员等。在编排议程时,主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议题讨论顺序。

(二)分工落实,要准确高效。会议筹备环节繁多,工作琐碎,需要会务人员认真负责,扎实细致,责任到人,避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟写拟定审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作,特别是要准确收集参会人员情况,及时做好相应准备。认真做好会场布置工作,提前组织好设备维护人员和茶水服务人员,保证会议期间及时到位。在会议召开前,提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备,提前通知服务员准备好茶水,仔细检查会议室桌椅,以免临时出现差错。

(三)会前检查,要严格细致。会议筹备必须环环相扣,反复检査,不得有任何失误或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查,及时发现并解决问题,做到防患于未然。在会前1小时,重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放,在桌面上摆放位置要统一、规范、对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐,汇报人正对主持人而坐,其他单位按先左后右依次安排座位。

需要注意的几个问题

1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致意见,上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理,解决方案是否符合有关政策、法规,有无漏商情况。所以一定要把好关口,不该上的坚决不上,不成熟的一律不上,避免非特殊紧急事项临时动议上会,造成分歧意见大、议而不决的情况,甚至造成较高的决策风险。在日常工作中,这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视,会前议题不成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生,直接影响到议题能否顺利过会。

2.审批单填写是否规范。议题审批单是确定上会事项在正式上会前的再审流程单,包括审议的主要事项、会前协商的主要过程,以及从申报部门到办公室再到区政府领导的审批流程,其目的是确保议题绝对成熟、协商绝对充分、审核绝对到位。但在实际工作中,往往未引起足够重视,简单签字画押,造成遗漏和疏忽。另外还要特别注意议题单上议题名称与汇报材料标题不一致,填写的列席人员不准确或有遗漏等情况,避免会上领导点到的列席单位不在会场。

3.材料把关是否认真。汇报材料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明,一般是由议题申报单位起草送审和印制。因此,办公室经办人员在审核把关时往往容易忽略,造成上会材料格式不规范、文字不流畅,表述不准确,有错字、漏字、错页等现象,经办人员需对各上会议题材料认真把关,仔细校对,确保上会的材料格式规范、表述准确、简明扼要。

二、搞好三服务,唱好会中“戏”

会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏,从地点上分为场前、场内、场后服务三个部分。

(一)超前主动,做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员在侯会室休息等候,及时引导议题列席人员入场就座,随时统计到场人员人数以备领导查询,提前15分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序,通知参会人员依次汇报或列席,注意分发列席人员会议材料。

(二)严谨细致,搞好场内服务

1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语化,强调的是原汁原味、真实客观,但却是字字千钧,是会议重要成果之一,是具有法律效力的文本。因此,要安排专人负责会议记录,书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观、有据可查,主要观点和内容不错记、漏记。

2.谨慎会议报道。会议召开时,要根据会议审议情况,把握好哪些议题需要作为重点报道,哪些议题不作报道或简略报道,由会务人员提前与有关新闻单位沟通,注意结合会议性质,通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。

3.维持会场秩序。会场内,注意提醒与会人员遵守会场纪律,不得在会场上使用通信工具和录音录像设备,不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会

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